In questo periodo dell'anno, dovendo destreggiarsi tra drink sociali, feste di lavoro e scadenze pre-natalizie, pianificando anche quando andare a prendere il tacchino e ospitare i parenti, il calendario elettronico può sembrare tirannico piuttosto che utile.
Odio così tanto il mio, sto pensando di tornare a un diario cartaceo l'anno prossimo. Questo non è un umile vanto di essere occupato, ma una lamentela per la pianificazione troppo complicata. La maggior parte di noi riconosce lo scambio di e-mail avanti e indietro, il passaggio da un'app all'altra per tenere più volte nei diari o la scoperta di un convocatore di una riunione in un fuso orario diverso che ha riservato 30 minuti per chattare quando dovresti essere nascosto a letto. Un dirigente di San Francisco che conosco mi ha inviato ripetutamente una serie di appuntamenti tramite Calendly, tutti per le 22:00. L'ho bloccato. Almeno non sono caduto vittima (ancora) di truffatori che aggiungono collegamenti di phishing al mio diario.
Il calendario digitale è diventato un punto fermo della vita in ufficio, con aziende come Google e strumenti più nuovi e più piccoli come Motion e Reclaim che offrono la possibilità di semplificare e ottimizzare la pianificazione. Questi onnipresenti calendari condivisi hanno portato in superficie alcune dinamiche interessanti.
Quando i team hanno accesso ai rispettivi programmi, ciò può aiutare a risparmiare tempo o può diventare invadente, come ha rivelato un uomo sui social media. Ha scoperto che il suo calendario non era privato dopo che il suo capo gli aveva chiesto se potevano “fare la presentazione del prodotto” venerdì, in un momento in cui il dipendente impegnato si era bloccato per “prendere un pollo”.
Patrick Lightbody sta tentando di correggere alcuni di questi problemi con Reclaim.ai, l'app di intelligenza artificiale da lui co-fondata che promette di pianificare il lavoro, le riunioni e la vita. Secondo lui, i calendari elettronici condivisi hanno storicamente sofferto di una mancanza di sfumature, incapaci di indicare se un appuntamento è aperto alla negoziazione.
Le dinamiche sociali – e le tensioni – entrano inevitabilmente in gioco. Vanessa Ciccone, scienziata sociale della London School of Economics and Political Science, ha studiato un'organizzazione che impostava i calendari predefiniti dei dipendenti su “aperti”, dando loro la possibilità di renderli privati. “Le persone erano in gran parte disposte ad accettare che i lavoratori di livello senior avessero cose da fare che garantissero la privacy del calendario, mentre ai lavoratori di livello non senior non veniva concesso lo stesso livello di comprensione”. I lavoratori junior che sceglievano di tenere nascosti i propri calendari venivano descritti come “riservati”, con il sospetto che stessero nascondendo qualcosa.
I calendari aperti possono aiutare con la logistica se, ad esempio, solo due persone sono prenotate per utilizzare una sala riunioni gigante che potrebbe essere riconvertita per una riunione più ampia, osserva Ciccone. Il rovescio della medaglia è la sorveglianza, con i manager che monitorano il tempo dei loro team.
Possono esserci altri risultati da tale trasparenza. Un uomo ha utilizzato le agende dei colleghi come Instagram, scorrendo “i calendari delle persone come una persona potrebbe scorrere un sito di social media”, dice Ciccone. “A volte si sentiva anche escluso a causa di questo scorrimento, dove occasionalmente trovava una riunione o un evento per un drink dopo il lavoro a cui non era stato invitato.”
Poi c'è il galateo. Julian Givi, professore associato di marketing alla West Virginia University, ha scoperto che una risposta “forse” agli inviti del diario era vista come più gentile, da coloro che hanno risposto, rispetto a un duro “no”; in realtà era molto più fastidioso, poiché rendeva più difficile organizzare una festa o organizzare un incontro. “Anche se un 'forse' ti lascia flessibilità, non è molto positivo per chi ti ha invitato”, dice Givi. “Potrebbero sentirsi mancati di rispetto perché li hai lasciati nel limbo.”
Sebbene il mio istinto sia quello di tornare ai diari cartacei, gli sforzi degli appassionati di tecnologia per risolvere tali problemi sembrano promettenti. Gemini di Google mi si sta già rivelando utile inserendo orari di incontro suggeriti nel mio calendario elettronico in base alle discussioni negli scambi di posta elettronica.
“In questo momento, il tuo calendario è uno strumento passivo che consente agli altri di rivendicare il tuo tempo”, afferma Louise Ballard, co-fondatrice di Atheni, un coach basato sull'intelligenza artificiale che aiuta gli utenti a navigare negli strumenti degli agenti. “Presto, gli agenti dell'intelligenza artificiale lo difenderanno attivamente, imparando quando fai del tuo meglio, bloccando il tempo di concentrazione e persino negoziando gli orari delle riunioni per tuo conto. Addestrerò sicuramente il mio agente a proteggere le ore di cui ho bisogno per portare a termine le cose. ”
Dice che il tempo necessario per negoziare la pianificazione con gli altri potrebbe essere risolto da un agente, ad esempio impostando una data futura per incontrarsi in risposta a una discussione su Zoom. “Strumenti come Motion lo stanno già facendo: riprogrammando automaticamente la giornata quando i piani cambiano e proteggendo il tempo di lavoro. L'abbiamo provato l'anno scorso e non è stato brillante, ma le cose si stanno muovendo a una velocità vertiginosa.”
Lightbody afferma che la capacità dell’intelligenza artificiale di lavorare oltre il semplice binario tra occupato e libero sarà trasformativa. “In realtà avrai più uno stato di conversazione con l'assistente personale di qualcuno, un assistente personale digitale.”
Il futuro, dice Ballard, sarà quello di “due agenti che contrattano sugli spazi per l'agenda mentre tu vai avanti con il lavoro vero e proprio. Liberatorio o terrificante, a seconda della tua prospettiva”.