Gli specialisti in operazioni legali che utilizzano il loro know-how tecnologico per supportare gli avvocati interni delle aziende sono al centro di quest'ultima puntata della serie mensile Accelerating Business del FT per il 2024.
La serie esamina il modo in cui avvocati, manager e fornitori di tecnologia legale utilizzano le risorse più recenti per stare al passo con le esigenze aziendali: questa volta evidenziamo cinque professionisti delle operazioni legali. Si distinguono per i loro sforzi volti a sfruttare appieno la tecnologia, in particolare l'intelligenza artificiale, e per aver ampliato il ruolo e l'influenza di quest'area di lavoro dei team legali interni. I cinque sono stati selezionati dal partner di ricerca del FT RSGI.
Rosario Alonso
capo del centro di innovazione giuridica — Iberdrola
Un hub istituito lo scorso anno per gestire i contratti è diventato centrale nella revisione delle operazioni della società energetica con sede in Spagna nel suo team legale.
Il centro di innovazione legale di Iberdrola, guidato da Rosario Alonso, automatizza e digitalizza tutte le parti del processo contrattuale. Le sue competenze comprendono l'archiviazione, la redazione, la negoziazione con i fornitori e la firma elettronica di circa 28.000 contratti all'anno. Più di 5.000 persone in tutto il mondo lo utilizzano regolarmente.
Automatizzare le attività e condividere i dati in modo più efficiente, afferma Alonso, ha aiutato Iberdrola a ridurre di oltre un terzo il tempo necessario per negoziare e firmare contratti. Ciò è dovuto almeno in parte al fatto che “tutti [who] titolare del contratto dispone contemporaneamente delle stesse informazioni”.
Altri vantaggi di questa iniziativa di digitalizzazione includono un percorso elettronico per gli aggiornamenti dei contratti e un migliore lavoro interdipartimentale tra, ad esempio, i servizi legali e i team aziendali generali, fiscali e di sicurezza informatica.
Alonso, che ha lavorato per quasi due decenni presso Iberdrola e in precedenza ha fornito servizi legali a dipartimenti tra cui IT e assicurazioni, afferma che i colleghi di altre aree dell’azienda la chiamano regolarmente per consigli su come digitalizzare i processi aziendali. “L’azienda è cambiata [its] visione dei servizi legali”, osserva, aggiungendo che le piacciono particolarmente le “costanti nuove sfide” implicate nella trasformazione della funzione legale di Iberdrola.
Antonello Gargano
responsabile delle operazioni legali e di conformità, esecuzione della strategia e capo dello staff – ASML
Il team delle operazioni legali di ASML ha puntato tutto sull’intelligenza artificiale generativa. Il fornitore olandese di attrezzature per la produzione di chip utilizza diversi strumenti di intelligenza artificiale, compresi quelli di start-up legali di intelligenza artificiale Harvey e l'assistente Copilot di Microsoft basato sull'intelligenza artificiale. Le attività vanno dalla risposta a domande sulle politiche aziendali alla ricerca di informazioni sui contratti legali.
Alcuni degli specialisti legali e di conformità dell'ASML hanno persino iniziato a utilizzare Harvey per preparare azioni legali o per valutare se l'azienda rispetta le normative, afferma Gargano.
Questi progetti di intelligenza artificiale sono stati il frutto di un brainstorming tenuto lo scorso anno dal team legale: “Abbiamo avuto 33 idee”, ricorda Gargano. La strategia di intelligenza artificiale risultante è supervisionata da una task force di circa otto persone, che testano gli strumenti più recenti.
Poiché Harvey è formato in una giurisprudenza completa, fornisce “un’immensa competenza”, afferma Gargano. Secondo le sue stime, l'uso di Harvey e di altri strumenti di intelligenza artificiale da parte di ASML ha aiutato i suoi dipendenti a completare le attività legali e di conformità con una velocità compresa tra il 15 e il 20%. E, per compiti legali che implicano livelli aggiuntivi di ricerca – relativi alle norme anti-concussione o anticorruzione, o alla giurisprudenza, per esempio – il tempo risparmiato è “molto di più”.
Ma Gargano sottolinea anche che l’intelligenza artificiale è semplicemente uno strumento e i risultati sono controllati dagli esseri umani. Non si aspetta che sostituisca i dipendenti dell’ASML.
Leone Murgel
vicepresidente senior, ufficio affari legali e societari — Salesforce
Salesforce, una delle più grandi società di software aziendale al mondo, ha utilizzato la propria tecnologia e gli strumenti di intelligenza artificiale per aiutare il proprio team legale ad aumentare la produttività e ridurre la spesa per servizi esterni.
Negli ultimi 18 mesi, l’azienda ha automatizzato le attività di routine utilizzando una varietà di strumenti legali di intelligenza artificiale, spiega Léo Murgel. Ad esempio, il team dell’azienda con sede in California utilizza una piattaforma di ricerca legale per riassumere le normative statunitensi sulla privacy dei dati che il software Salesforce deve rispettare, ma che variano a seconda dello stato negli Stati Uniti. Salesforce utilizza anche software basato sull'intelligenza artificiale per tradurre la propria documentazione.
L'ufficio legale dell'azienda utilizza quello di Salesforce Software per le relazioni con i clienti basato sull'intelligenza artificiale per tenere traccia delle centinaia di studi legali e fornitori di servizi legali assunti in tutto il mondo. L'intelligenza artificiale riassume la relazione commerciale di Salesforce con loro, incluso, ad esempio, il confronto di costi e servizi.
Tutte le informazioni legali generate dall'intelligenza artificiale utilizzate da Salesforce sono state verificate per verificarne l'accuratezza, osserva Murgel. Ad esempio, la ricerca sull’intelligenza artificiale o le risposte alle domande legali si baseranno su ampi database legali, gestiti dai fornitori di Salesforce, che includono collegamenti a sentenze legali per la conferma.
L’utilizzo dell’intelligenza artificiale in questi modi è stato un fattore significativo nell’aiutare Salesforce a tagliare più di 5 milioni di dollari dalla spesa per servizi legali esterni nell’ultimo anno finanziario e a gestire meglio i fornitori legali, afferma Murgel.
E l’intelligenza artificiale generativa ha già avuto un effetto “profondo” sul modo in cui opera l’ufficio legale di Salesforce, aiutandolo a estrarre significato e conoscenza da dati non strutturati, come documenti, e-mail e contratti.
“In uno spazio come quello legale. . . ben oltre il 90% dei nostri dati non è strutturato”, osserva Murgel. “Non esiste davvero nessun altro team all'interno di un'azienda così dominata da dati non strutturati.”
Barbara Rogers
vicepresidente, operazioni legali, strategia e trasformazione — Honeywell
Honeywell, il conglomerato industriale con sede negli Stati Uniti, con prodotti che vanno dai termostati ai motori a reazione, quest’anno ha intrapreso un progetto globale per collegare i dati contrattuali, finanziari e dei clienti, per semplificare il processo contrattuale. L'obiettivo principale è estrarre i dati dai contratti nel sistema di gestione dell'azienda e quindi collegarli a quasi altri 20 sistemi IT, forniti da diversi fornitori.
Il sistema di gestione completo di Honeywell memorizza circa 90.000 contratti di approvvigionamento e vendita, per un valore contrattuale combinato di circa 4,5 miliardi di dollari ogni anno.
Il progetto è guidato da Barbara Rogers, che a settembre ha creato il team delle operazioni legali dell'azienda, avendo precedentemente ricoperto ruoli senior nei settori legale, approvvigionamento e risorse umane.
In precedenza, i sistemi informatici utilizzati per la fatturazione aziendale, i clienti e i contratti non erano completamente integrati, afferma Rogers. “Qualcuno dovrebbe prendere un ordine di acquisto o una fattura e risalire al [contract management] sistema e vedere se riuscivano a capire a quale contratto era correlato.
L’integrazione IT, iniziata quest’anno e che dovrebbe concludersi all’inizio del 2026, ha dovuto affrontare alcune sfide, riconosce. Uno ha convinto il personale ad attenersi rigorosamente ai termini di pagamento comuni nei contratti, mentre un altro ha addestrato l’intelligenza artificiale a estrarre i dati giusti dai sistemi IT. Nel complesso, tuttavia, i progressi sono stati regolari.
Un vantaggio che si aspetta è una riduzione del tempo necessario per negoziare e firmare un contratto: inizialmente dovrebbe ridursi di almeno uno o due giorni, e alla fine fino a cinque giorni. Anche se quantificare esattamente i miglioramenti previsti rimane complicato, Rogers afferma che le misure potrebbero far risparmiare a Honeywell tra i 10 e i 50 milioni di dollari in capitale circolante, secondo una “stima molto prudente”.
Petra Stirling
Direttore delle operazioni, del rischio e della trasformazione – Westpac Legal
In oltre due decenni di esperienza nei servizi professionali e finanziari, i ruoli di Petra Stirling si sono spesso concentrati sull'assunzione di un ruolo guida nell'innovazione.
Il suo ultimo ruolo include la pianificazione e la supervisione della trasformazione digitale presso Westpac, una delle principali banche australiane, dove è a capo delle operazioni legali. Ha guidato diversi progetti digitali innovativi presso la banca, più recentemente il lancio dell'intelligenza artificiale generativa per la stesura e la stipula di contratti con i fornitori.
Il team delle operazioni legali di Westpac ha iniziato a sperimentare quest'anno diversi prodotti software di intelligenza artificiale generativa.
Pur avvertendo che siamo “all’inizio”, Stirling afferma che i risultati finora sono promettenti. Ad esempio, il team può rivedere un contratto iniziale fino al 15% più velocemente rispetto a quando gli avvocati completassero la revisione da soli.
“I guadagni di produttività riguardano in realtà la velocità e l'efficienza”, afferma Stirling. “Vediamo significative opportunità nel consentire ai nostri avvocati molto esperti e talentuosi di accelerare la produzione di [for] esempio, una prima revisione di un contratto di terzi.”
Dato il rischio di “allucinazioni” generative dell’intelligenza artificiale – quando la tecnologia fabbrica informazioni e le presenta come fatti – tutti i risultati dell’intelligenza artificiale vengono controllati dagli avvocati dell’azienda per verificarne l’accuratezza e per garantire che l’intelligenza artificiale venga utilizzata eticamente, aggiunge.
Mantenere “l’avvocato aggiornato” è essenziale quando si utilizza l’intelligenza artificiale, sottolinea Stirling.
Il team delle operazioni legali della banca ha inoltre utilizzato l'intelligenza artificiale generativa per creare una guida sulla posizione preferita di Westpac su varie questioni contrattuali e normative, come i termini di pagamento e la sicurezza informatica.
E la banca sta sperimentando l’uso dell’intelligenza artificiale generativa per creare video, basati su brevi sceneggiature degli avvocati di Westpac, che spiegano i processi legali – come l’analisi dei contratti – ai colleghi di altri settori dell’azienda. L’intelligenza artificiale generativa “democratizza e, stranamente, umanizza alcuni aspetti della legge per un pubblico imprenditoriale più ampio”, osserva Stirling.