I fogli di calcolo sono elementi fondamentali della vita lavorativa. Ma, come per le salsicce e le leggi, è più difficile rispettarle se sai come sono fatte. Gli utenti sono prevalentemente autodidatti. Lo slogan che induce l’emicrania di collegare numeri e formule a una scadenza ravvicinata invita a scorciatoie. Non sorprende che gli errori siano all’ordine del giorno. La ricerca suggerisce che nove fogli di calcolo su 10 contengono un errore.

L’Islanda ha quotato erroneamente la sua vendita di una quota di azioni Islandsbanki all’inizio di quest’anno, dopo che un foglio di calcolo Excel ometteva le offerte degli investitori che includevano “virgole straniere o importi definiti come testo”. L’impatto è contestato ma potrebbe essere costato fino a $ 16 milioni.

Tali fallimenti nella pulizia e nei test degli errori dei dati sono fin troppo comuni, secondo l’European Spreadsheet Risks Interest Group (Eusprig). Questo gruppo di ricercatori lancia l’allarme da 20 anni. Alto sul suo elenco di storie dell’orrore in fogli di calcolo era la perdita commerciale di $ 6,2 miliardi di “London Whale” di JPMorgan Chase nel 2012. Ciò presentava un modello pieno di errori che richiedeva che i dati venissero copiati e incollati manualmente da un foglio di calcolo.

Uno spettacolare errore in un influente documento dell’Università di Harvard su debito pubblico e crescita ha messo in dubbio una pietra miliare delle politiche di austerità introdotte dopo la crisi finanziaria. L’errore era semplice: l’omissione accidentale di cinque righe di dati durante il calcolo di una media.

Un altro errore da incubo si è verificato quando Public Health England ha smarrito quasi 16.000 risultati dei test Covid-19. Questo perché qualcuno aveva utilizzato il formato di file Excel sbagliato, XLS, che ha solo circa 64.000 righe, quindi alcuni casi sono scomparsi dal fondo.

A volte, gli strumenti pensati per aiutare con precisione si aggiungono al problema. Gli errori di correzione automatica sono la rovina dei genetisti. Quasi un terzo delle pubblicazioni che riportano nomi di geni contengono errori in cui la forma abbreviata del nome di un gene viene erroneamente riconosciuta come data. Ad esempio, SEPT4 (septin 4) viene modificato in 4-Sep.

Le persone non prendono abbastanza sul serio i fogli di calcolo, afferma il presidente del programma di Eusprig, Simon Thorne. A differenza degli ingegneri del software che in genere trascorrono il 40% del loro tempo a testare il proprio codice, molti utenti di fogli di calcolo difficilmente si preoccupano.

Inoltre, le persone non riescono a cogliere i propri errori. L’auto-revisione cattura, al massimo, circa due terzi degli errori, secondo una ricerca di Ray Panko dell’Università delle Hawaii. L’eccessiva sicurezza è al centro del problema. Le persone tendono ad essere orgogliosamente consapevoli degli errori che correggono. Ma non hanno idea di quanti ne rimangono.