Rimani informato con aggiornamenti gratuiti
Quando diverse generazioni di colleghi si riuniscono per discutere idee e prendere decisioni, di solito non mancano i potenziali conflitti.
Ma c’è una cosa su cui la Gen Z, i millennial, la Gen X e i boomer concordano: che le riunioni stesse sono spesso improduttive, poco piacevoli e richiedono troppo tempo.
In ricerca Io e il mio collega Daniel Jolles abbiamo fatto per l'Inclusion Initiative della London School of Economics, abbiamo chiesto a più di 3.400 professionisti di raccontarci le loro esperienze di incontro. Hanno scoperto che il 35% delle riunioni erano improduttive, un giudizio coerente tra tutti i gruppi di età.
Gli intervistati hanno ritenuto che le voci più forti parlassero troppo a lungo e con poca sostanza. La nostra ricerca ha rilevato che le persone della generazione X – ora tra i quaranta e i cinquanta – parlavano di più; La Gen Z – la coorte più giovane sul posto di lavoro, quella sui vent’anni – la meno. Tre quarti degli incontri non includevano affatto la voce della Gen Z. E man mano che gli anziani continuano a parlare, creano una “cascata” che soffoca i contributi dei colleghi più giovani.
Tale attrito intergenerazionale è un problema, e non solo per il senso di autostima dei giovani dipendenti. La nostra ricerca suggerisce che il costo annuale delle riunioni improduttive in termini di ore sprecate potrebbe aggirarsi intorno ai 259 miliardi di dollari negli Stati Uniti, ovvero circa 9,6 milioni di dollari per un’organizzazione che impiega 2.500 persone. Lasciare che le riunioni siano dominate dalla generazione che parla più forte può significare che le aziende perdono idee e nuove prospettive.
Cosa possono fare allora le aziende per sfruttare il potenziale delle riunioni di gruppo? Seguendo alcuni mantra cruciali e sfruttando il potenziale dell’intelligenza artificiale, possono rompere le dinamiche di potere radicate e le abitudini di non ascoltare per ottenere il massimo da tutti nella stanza.
Per essere veramente inclusivi, abbiamo riscontrato che i leader devono adottare tre approcci. Dovrebbero dimostrare che i contributi sono apprezzati. Devono avvalersi delle idee di tutti. E infine, dovrebbero essere aperti a nuove prospettive.
Questo è più facile a dirsi che a farsi. L’intelligenza artificiale può aiutare a rendere più evidenti alcune delle cattive abitudini che portiamo alle riunioni. Gli strumenti di elaborazione del linguaggio naturale possono segnalare, ad esempio, se determinate voci sono dominanti e avvisare il presidente della riunione di dinamiche problematiche, inclusa una generazione o un gruppo sovrarappresentato.
Si stanno sviluppando strumenti che ci daranno una spintarella durante una riunione, dicendo ad esempio che una persona ha dominato la discussione negli ultimi 10 minuti. Per ora, consentono più comunemente al presidente di chiedere a un compagno AI che ha parlato di più.
Le trascrizioni AI aiutano a garantire che le voci più silenziose (o più giovani) vengano registrate e riflesse in seguito. Lo stesso vale per i contributi forniti nella funzione chat per coloro che non si sentono sicuri di persona.
E sebbene nessuna tecnologia possa obbligarci ad ascoltare, l’intelligenza artificiale può renderci più consapevoli della tendenza a dare priorità a far sentire la nostra voce.
Riassumendo i contributi durante una riunione, strumenti di intelligenza artificiale come l'assistente alla riunione di Fathom AI o Grain possono spingere i partecipanti a riflettere e concentrarsi sul parlare solo quando hanno qualcosa da dire: dopo tutto, chi vuole sentirsi ripetere il proprio punto mediocre? L’intelligenza artificiale generativa può anche suggerire domande di follow-up per approfondire, consentendo discussioni di migliore qualità e incoraggiando le voci più tranquille ad espandere le proprie idee.
Potrebbe essere una soluzione migliore per tutti noi, trasformare le riunioni da “negozi di chiacchiere” a forum strategici in cui le idee vengono condivise e perfezionate.
Le riunioni inclusive, in cui tutti si sentono coinvolti indipendentemente dalla propria generazione, sono associate a migliori prestazioni dei dipendenti. Secondo la nostra ricerca, i dirigenti che hanno affermato che il loro ultimo incontro importante è stato inclusivo hanno maggiori probabilità di segnalare una migliore performance finanziaria della loro azienda. Ancora più sorprendente è che l’86% dei dipendenti che hanno affermato la stessa cosa erano soddisfatti del proprio lavoro, rispetto al 56% che ha sperimentato riunioni non inclusive.
Per fortuna, la nostra ricerca suggerisce che le riunioni in cui tutti sono incoraggiati a parlare hanno la stessa durata di tutte le altre.
Questi sono i primi giorni in cui si dà un posto all’intelligenza artificiale al tavolo. Invito chiunque organizzi una riunione a sperimentare e trovare ciò che funziona per loro.
Ma se l’intelligenza artificiale mantiene le sue promesse, potrebbe diventare una delle voci più apprezzate nelle sale riunioni. Dopotutto, la voce più potente non è necessariamente la più forte; più spesso è quello che meglio distilla l’intelligenza collettiva in intuizioni utilizzabili.